Správa dokumentů a záznamů podle ISO 15489-1:2016
Potřebujete mít přehled o dokumentech, snadno dohledat důležité záznamy a nastavit jasná pravidla pro jejich uchovávání? ISO 15489-1:2016 poskytuje principy pro systematickou správu dokumentů a záznamů, označovanou jako Records Management.
Zaměřuje se na informace, které organizace vytváří nebo přijímá jako doklad své činnosti. Uplatňuje se u dokumentů v listinné i elektronické podobě bez ohledu na použitou technologii.
Společnost e‑ISO, a.s. vám pomůže nastavit přehledná pravidla a odpovědnosti tak, aby dokumenty zůstaly důvěryhodné, chráněné a dostupné po potřebnou dobu.
Co správa dokumentů a záznamů zahrnuje
určení dokumentů a záznamů potřebných pro činnost organizace,
stanovení pravidel a odpovědností za jejich správu,
tvorbu, příjem a zařazování dokumentů do evidence,
třídění a popis dokumentů pomocí metadat,
nastavení přístupových oprávnění a pravidel používání,
ochranu před ztrátou, neoprávněnou změnou nebo zničením,
uchovávání a dohledatelnost dokumentů včetně souvislostí jejich vzniku,
stanovení dob uchovávání a pravidel dalšího nakládání,
řízené vyřazování, předávání nebo dlouhodobé uchovávání,
školení pracovníků a pravidelné vyhodnocování zavedených postupů.
Konkrétní řešení přizpůsobíme vašim procesům, používaným systémům a požadavkům na uchovávání informací.
Pro koho je ISO 15489 určena
Principy normy mohou využít organizace všech velikostí v soukromém i veřejném sektoru. Přínosná je zejména tam, kde je potřeba:
sjednotit práci s dokumenty napříč odděleními,
dohledat podklady k rozhodnutím, smlouvám a provedeným činnostem,
spravovat větší množství listinných a elektronických záznamů,
zachovat informace při personálních nebo technologických změnách,
doložit průběh procesů při auditech a kontrolách,
omezit nejasnosti v odpovědnostech a přístupových právech.
Jaké přínosy můžete očekávat
Dobře nastavená správa dokumentů pomáhá zkrátit čas strávený vyhledáváním, omezit ztráty důležitých informací a snížit zbytečné ukládání duplicitních dokumentů.
Jasná pravidla zároveň usnadňují předávání práce, ochranu citlivých informací a doložení toho, kdo, kdy a v jaké souvislosti daný záznam vytvořil nebo použil.
ISO 15489 není konkrétní software. Její principy lze využít při zlepšování stávajícího způsobu práce i při přípravě požadavků na nové elektronické řešení.
Jak vám můžeme pomoci
Podle potřeb vaší organizace:
posoudíme současný způsob správy dokumentů a záznamů,
identifikujeme slabá místa a související rizika,
navrhneme pravidla a odpovědnosti pro Records Management,
pomůžeme nastavit třídění, evidenci a přístup k dokumentům,
připravíme nebo upravíme potřebné interní postupy,
pomůžeme vymezit doby uchovávání a pravidla vyřazování,
proškolíme pracovníky v používání zavedených pravidel,
prověříme fungování procesů auditem,
zpracujeme zprávu se zjištěními a doporučeními,
navrhneme opatření pro další zlepšení.
Při návrhu řešení zohledníme příslušné právní, smluvní a provozní požadavky. Použití normy samo o sobě nenahrazuje splnění konkrétních povinností organizace v oblasti spisové služby, archivnictví nebo ochrany osobních údajů.
Související služby
Chcete zpřehlednit správu dokumentů a záznamů ve své organizaci? Kontaktujte nás a připravíme návrh spolupráce podle vašich potřeb.